Email merupakan medium komunikasi yang penting dan amat berkesan jika digunakan dengan cara yang betul.
Berikut ialah 5 tips untuk menjadikan komunikasi melalui email anda berkesan :
1. Tajuk email (subject) yang ringkas dan bermaklumat
Tajuk yang baik ialah yang ringkas, bermaklumat dan memberi panduan kepada penerima untuk membaca sepenuhnya kandungan email. Tajuk yang buruk tidak akan mengundang penerima untuk membuka email tersebut. Biasanya, email berkenaan akan ditangguh baca, tidak dibaca langsung, atau lebih malang dipadam terus (delete).
2. Memilih dengan tepat penerima email (To, Cc & Bcc)
Gunakan kepada (To) hanya untuk penerima yang anda mengharapkan balasan atau perlu mengetahui maklumat yang ingin disampaikan. Salinan Kepada (Carbon Copy) pula untuk mereka yang mungkin perlu tahu tapi tidak perlu kepada tindakan dan balasan. Biasanya sesesuai digunakan untuk pegawai atasan kepada penerima. Manakala Blind Carbon Copy pula apabila komunikasi email tersebut ingin dirahsiakan daripada pengetahuan penerima asal kepada siapa lagi ianya dihantar. Ia juga boleh digunakan untuk membuat salinan kepada email pendua (backup) anda.
3. Meletakkan ‘signature‘ yang sempurna
‘Signature’ adalah maklumat tambahan yang kita letakkan di akhir email. Ia biasanya mengandungi nama dan beberapa maklumat lain yang menerangkan siapa kita. Signature yang sempurna membolehkan penerima mengetahui siapa kita dan ini memberi lebih kekuatan kepada email tersebut. Maklumat pada signature juga mungkin berguna sebagai maklumat tambahan untuk kita dihubungi selain beremail . Maklumat seperti nombor telefon, jawatan, jabatan dan alamat membentuk signature yang sempurna.
4. Tidak terlalu berformat dan penuh hiasan
Kandungan email tanpa format (bold, bergaris, font) yang berlebihan dan tanpa hiasan (imej sebagai background) adalah lebih mudah dibaca terutamanya jika menggunakan telefon pintar. Perlu diingat, bukan semua penerima menggunakan perisian email yang sama dengan anda. Jadi email yang anda hantar mungkin tidak akan dapat dipaparkan dengan sempurna pada perisian email penerima.
5. Beri balasan (Reply)
Dalam banyak keadaan, penghantar email memerlukan anda memberi balasan, kecuali ‘spam’ di mana anda tidak perlu langsung membalasnya. Balasan email merupakan pemberitahuan bahawa email anda telah diterima atau difahami. Cukup sekadar membalas dengan perkataan ‘OK’. Dan balasan hendaklah dilakukan segera berdasarkan keperluan dan keadaan.
Semoga dengan tips ringkas di atas dapat membantu anda menjadi lebih efektif dan seterusnya meningkatkan produktiviti. Manfaatkan ilmu yang ada untuk jadikan anda pengguna IT yang bijak.